كيف تتابع موازنة مشروعك الممول بقالب مجاني واحد

حين يسألك مدير البرنامج في منتصف المشروع: «كم بقي لدينا في بند التدريب؟»، ينبغي ألا يستغرق الجواب يومًا كاملًا. هذا القالب وُضع لهذا الغرض بالضبط: ملف واحد لمشروع واحد، يقارن ما خُطط لصرفه بما صُرف فعلًا، بندًا بندًا وشهرًا بشهر.

ما الذي ستجده في الملف؟

• ابدأ هنا / Start here: الخطوات ودليل الألوان.
• البيانات Inputs: الورقة الوحيدة التي تكتب فيها، وفيها بيانات المشروع والبنود والمصروف الشهري.
• التقرير / Report: تقريران جاهزان بالعربية والإنجليزية يتحدثان تلقائيًا.
• مثال وهمي SAMPLE: مشروع مختلق بالكامل يوضح شكل الملف بعد تعبئته. يمكنك حذف هذه الورقة متى شئت.
• القوائم Lists: فئات البنود، ويمكنك تغيير أسمائها لتطابق موازنتك.

يحتاج الملف إلى برنامج جداول بيانات. فإن كان Excel متوفرًا لديك فلا داعي لشراء شيء. وإن لم يكن، فإن LibreOffice برنامج مفتوح المصدر يقدمه موقعه الرسمي بلا مقابل (اطّلعنا على الصفحة في 2 نوفمبر 2026).

وإذا احتاجت منظمتك إلى رخصة Excel، فاسأل أولًا عن عروض الجمعيات غير الربحية، وتحقق من الأهلية والسعر في بلدك عبر صفحة مايكروسوفت للجهات غير الربحية. لم نستطع التأكد من الشروط من تلك الصفحة بأنفسنا.

قبل أن تبدأ

اجمع ثلاث وثائق:

1. اتفاقية المنحة.
2. الموازنة المعتمدة بصيغتها الأخيرة، مع أي تعديل وافقت عليه الجهة المانحة.
3. دفتر المصروفات أو كشف الحساب البنكي للمشروع.

ثم اسأل نفسك: هل تحدد الاتفاقية عملة التقرير وطريقة احتساب سعر الصرف؟ وهل تضع حدًّا للمناقلة بين البنود دون موافقة مسبقة؟ سجّل الجوابين في مكان ظاهر، فالقالب لا يعرفهما من تلقاء نفسه.

الإعداد: مرة واحدة في بداية المشروع

افتح ورقة البيانات Inputs، واكتب في الخلايا الصفراء فقط:

• اسم المشروع والجهة المانحة والعملة.
• تاريخ البدء، ومدة المشروع بالأشهر. يتسع القالب لأربعة وعشرين شهرًا.
• إجمالي المنحة كما ورد في الاتفاقية.
• هامش المراجعة: وهو اختيارك أنت، وقيمته الابتدائية 10%. هذا الرقم ليس قاعدة من قواعد المانحين، وإنما حدّ تختاره لتنبيهك إلى ما يستحق نظرة ثانية.

بعد ذلك انسخ بنود الموازنة كما هي في الموازنة المعتمدة، بالرموز نفسها وبالترتيب نفسه. أضف لكل بند فئته، واكتب اسمه بالعربية أو بالإنجليزية أو باللغتين، فكل تقرير يعرض لغته أولًا ثم يلجأ إلى الأخرى إن لم يجدها. ويتسع الملف لأربعين بندًا.

والآن انظر إلى خانة الفحص الأولى: إجمالي البنود ناقص إجمالي المنحة. يجب أن تكون النتيجة صفرًا. فإن لم تكن، فثمة بند ناقص أو رقم مكتوب خطأ، أو أن المنحة تُموَّل مع مساهمة من جهة أخرى يلزم فصلها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية قبل معرفة السبب.

الروتين الشهري: مهمة قصيرة منتظمة

1. أقفل دفتر الشهر أولًا. طابق المصروفات مع كشف الحساب البنكي والصندوق قبل أن تنقل أي رقم.
2. أدخل المصروف الفعلي لكل بند في عمود الشهر الصحيح. إذا استُرد مبلغ، فأدخله بالسالب في الشهر الذي استُرد فيه، واحتفظ بملاحظة تشرح السبب في سجلاتك.
3. حدّث رقم شهر التقرير. هذا هو الرقم الذي تُحسب عليه كل النتائج.
4. انظر إلى خانة الفحص الثانية. إن ظهر فيها مبلغ، فقد كتبت أرقامًا في شهر لاحق لشهر التقرير، وهذه الأرقام لا تدخل في الحساب.
5. افتح التقرير واقرأه قبل أن ترسله إلى أحد.

كيف تقرأ التقرير؟

• الفرق هو الموازنة ناقص الفعلي حتى الآن، أي المبلغ المتبقي. وإذا ظهر بين قوسين وباللون الأحمر، فقد تجاوز البند موازنته.
• نسبة الصرف هي الفعلي مقسومًا على موازنة البند.
• الحالة تقارن نسبة الصرف بنسبة المدة المنقضية من المشروع، وتظهر بأربع صيغ: ضمن الهامش، أسرع من الخطة، أبطأ من الخطة، تجاوز الموازنة.

ولنأخذ مثالًا من الورقة الوهمية، وكل أرقامه مختلقة: مشروع مدته اثنا عشر شهرًا، ونحن في الشهر السادس، أي انقضى 50% من المدة.

• بند «مواد تدريبية» صُرف منه 11.7% فظهر «أبطأ من الخطة». هل تأخر النشاط فعلًا، أم أن الشراء مقرر في نهاية المشروع؟
• بند «حاسوب محمول» وصل إلى 110% فظهر «تجاوز الموازنة». هل تغطي الزيادة مناقلة تسمح بها الاتفاقية؟
• بند «التدقيق الخارجي» عند 0%. وهذا طبيعي إن كان موعد التدقيق في آخر المشروع.

وهنا الدرس الأهم: الحالة تطرح سؤالًا ولا تصدر حكمًا. فهي تفترض صرفًا متساويًا على الأشهر، بينما تُصرف بنود كثيرة دفعة واحدة. اكتب بجانب كل بند لافت جوابًا من سطر واحد في تقريرك للإدارة.

أخطاء تستحق الانتباه

• تغيير الموازنة في الملف قبل موافقة الجهة المانحة. اترك عمود الموازنة كما هو معتمد إلى أن تصلك الموافقة مكتوبة، وعندها احفظ نسخة قديمة قبل التعديل.
• خلط الالتزامات بالمصروف الفعلي. أمر الشراء الذي لم يُصرف بعد لا يدخل هنا. تابعه في قائمة منفصلة.
• الكتابة فوق المعادلات. الخلايا غير الصفراء معادلات. احفظ نسخة شهرية باسم يتضمن التاريخ، لتعود إليها عند الخطأ.
• تعدد النسخ. اجعل نسخة واحدة هي المرجع، وليكن مسؤولًا عن تحديثها شخص واحد.

حدود هذا القالب

هذا الملف أداة متابعة، وليس نظامًا محاسبيًا ولا تقريرًا رسميًا. لا يسجل قيودًا، ولا يحفظ سندات، ولا يغني عن نموذج الجهة المانحة إن طلبت نموذجها الخاص. وهو لا يَعِد بأي نتيجة في تدقيق أو تقييم. فإذا بدأ يضيق بمشروعاتك، فاقرأ دليلنا الآخر: «Excel أم برنامج محاسبة؟».

يقدّم «استوديو السياسات» في سند فنتشرز، خدمةً مدفوعة، سياسات مالية وإدارية للمنظمات بالعربية والإنجليزية.

تحتاج سياسات جاهزة للجهات المانحة؟ يعدّها «استوديو السياسات» للمنظمات بالعربية والإنجليزية، ويبدأ بمراجعة فجوات بسعر ثابت. اطّلع على الخدمة